大学秘書の仕事

大学で秘書業務をしていました。

意外と知られていない大学の秘書業務について、私の経験からご紹介してみようと思います。

といっても、大学や研究室ごとにかなり違いがあります。
お茶出しと電話番しかしない、という話も聞いたことがありますが、私の周りではそういった事例はほとんど見たことがなく、みなさんキビキビと能力を活かして働いていらっしゃいました。

たくさんあるなかの一例として参考にしてみてください。

待遇

国立大学で募集している教授秘書や研究室秘書の多くは、任期ありの契約社員です。

人件費を捻出する予算の状況によって、フルタイム・社会保険ありの短時間勤務・社会保険雇用保険なしの週20時間未満勤務、と待遇が異なります。

求めるスキルの割には、時給1000～1500円程度と、待遇はあまりよくありません。

応募条件に特別なことが書かれていなければ、教授のスケジュール管理のほかには電話・メール対応、来客対応、研究費管理、文書作成、資料（論文）収集、書類整理などです。

PCの操作、Office関連アプリがきちんと使えることが基本です。

経理事務が含まれることがあるので、組織でのお金の流れの基本的な知識があった方がいいと思います。

一般企業と違い、OJTというかトレーニングの場がないまま、実務が始まります。

前任者がいても、任期の関係で引継ぎ期間はゼロのことがほとんどなので、引継書を読み、大学のシステムの中にあるマニュアルを探して読みながら業務にあたります。

新規開設のお部屋の場合は、そもそものルール作りから始めなければなりません。
そういったことが不得意な先生もよくいらっしゃるので、秘書が仕切って自分がスムーズにできるようにルールや業務フローを作っていくとよいと思います。

研究室によって業務内容もルールもまったく違うので、わからないことがあっても、ほかの秘書さんに頼れないことも多くあります。どこにも答えがないものを検索したりヒントを聞き出したりしながら、解決していくことが多い職場です。

そのための工夫などは、また別の記事に書いていきます。

医局秘書の場合は、秘書さんが複数いらっしゃり、業務を分担しています。

研究室はたいてい秘書は一人ですが、複数いらっしゃるところもあります。
一人秘書は代わりがいないというプレッシャーはありますが、自分のやりやすいように業務フローを作っていけるのがメリットです。

所属する部屋の雰囲気によって働きやすさが大きく変わるので、面接のときに、一緒に働く人がどんな人かをしっかり観察しておくのも大事かと思います。実際に働いてみないとわからないことも多いですが、相性のよしあしは仕事の内容とはまた異なる重要な要素です。

お掃除も秘書の仕事です。
物が多く散らかり気味の部屋だと、どこまで掃除したらいいか悩みます。
どこで線引きをすればいいか確認しましょう。

共有スペースは定期的に拭き掃除、掃除機がけをしていましたが、基本、各自のスペースの片づけは各自にお任せしていました。

大学秘書という仕事は、閉じられた空間の中での業務と大学組織とをつなぐ役割が大きいです。

民間企業での経験が長い人にとっては、驚くこともたくさんあります。一般企業での秘書業務とは違ったことも多いです。
こうした仕事内容について、お話しできる範囲でご紹介していこうと思います。

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